فاکس
راهنمای خرید دستگاه های دورنگار
با وجود اینکه امروزه از اهمیت دستگاه های فکس تا حدی کاسته شده است اما باز هم علاقهمندی بسیاری در دستگاههای اجرایی به استفاده از سیستمهای ارسال و دریافت مدارک و نامهها توسط این دستگاهها دیده میشود.
درواقع با استفاده از یک دستگاه دورنگار میتوانید منابع کاغذی (نامه یا اسناد) خود را توسط یک تلفن بین دو سازمان جابهجا کرده و در کمترین زمان مدرک مورد نظر را در سازمان مقصد داشته باشید.
روش کار یک دستگاه فکس به این صورت است که ابتدا منبع کاغذی موردنظر توسط اسکنر دستگاه فرستنده مورد بازخوانی قرارگرفته و سپس با تبدیل فایل اسکن شده به سیگنالهای آنالوگ (سیگنالهای قابلجابهجایی توسط خطوط تلفنی) عملیات ارسال بین خطوط انجامگرفته و درنهایت با دریافت توسط دستگاه فکس گیرنده این سیگنالها دوباره بهصورت متنی درآمده و به چاپ میرسد.
برقراری ارتباط بین دو دستگاه فکس توسط سیستم تماس گیری و پاسخدهی، تلفنی صورت میگیرد که با توجه به درجه حرفهای بودن دورنگار شما میتواند به سیستم منشی تلفن و شمارهگیر خودکار و یا تلفن بیسیم همراه مجهز باشد.
تقریباً برای تمامی دستگاههای فکس میتوان دفترچه تلفنی تعریف کرد که شمارههای پرکاربرد مقصد را میتوان در آن ذخیره نمود تنها تفاوتی که بین مدلهای مختلف وجود دارد محدودیتی است که برای تعداد شمارههای قابل ذخیره شدن در آنها تعریفشده است.
انواع دستگاههای فاکس را با توجه به تکنولوژی چاپ و منابع مصرفی بهکاربرده شده در هر یک میتوان در سه مورد زیر خلاصه کرد.
- دستگاههای فکس لیزری
- دستگاههای فکس کاربنی
- دستگاههای فکس حرارتی
از جدیدترین و بهروزترین تکنولوژیها در بین این سه مورد فناوری لیزری میباشند و درصورتیکه هزینه خرید بالای آنها در نظر گرفته نشود میتوان گفت ازجمله کاراترین دستگاههای فاکس به شمار میروند. بااینوجود بودجهی صرف شده برای نمونههای لیزری با توجه بهسرعت و کیفیت بالایی که در اختیار کاربر میگذارند بهراحتی قابل توجیه و چشمپوشی است بهخصوص برای سازمانها و شرکتهایی که برای مکاتبات برونسازمانی خود از دستگاههای دورنگار بسیار استفاده میکنند و بعضاً نیاز دارند که چندین کاربر به یک دستگاه لینک شده و از آن استفاده نمایند.
این فکسها برای عملیات چاپ از فناوری لیزری بهره برده و از کارتریج/درام بهعنوان ماده مصرفی خود استفاده میکنند.
درصورتیکه قصد ارسال فکس خود را دارید اما نمیخواهید بهصورت سند کاغذی این کار صورت بگیرد میتوانید از حالت PC فکس در دستگاههای دورنگار لیزری استفاده کنید که این قابلیت را در اختیار شما قرار میدهد تا بدون چاپ گیری عملیات ارسال/ دریافت در فکسها صورت گیرد؛ این حالت همچنین به کم شدن هزینههای مصرفی نیز کمک میکند.
کاغذ مورد استفاده در دورنگارهای لیزری کاغذ معمولی A4 بوده که مانند پرینترها از جایگاهی که برای کاغذها تعبیه شده است، تغذیه میشود. بهتر است بدانید کاغذ مورداستفاده در پرینترهای کاربنی رول و ریبون نای کاغذی مخصوص بوده که درون دستگاه جای میگیرد؛ همچنین از کاغذهای حساس به دما برای چاپ در دستگاههای فکس حرارتی استفاده میشود که قیمتی بسیار پایین دارد و همین امر هزینه خرید یک دستگاه فکس حرارتی را نیز به اندازه قابل توجهی پایین میآورد.
حافظه، رزولوشن ، سرعت، اتصالات و فنّاوری چاپ، مشخصههای مهم در یک دستگاه فکس را تشکیل میدهند که منظور از حافظه دستگاه ویژگی است که به کاربر امکان ارسال فکس با زمانبندی قبلی را میدهد همچنین در صورت تمام شدن کاغذ و یا ایجاد خللی در کار دستگاه فکس ارسالی و دریافتی در حافظه موقت دستگاه ذخیرهشده و به این صورت به محض آمادهبهکار بودن دستگاه عملیات ارسال و دریافت از سر گرفته میشود. همچنین تعریف حافظه در دستگاههای فکس امکان ذخیره کردن شمارههای مخاطبین را میدهد.
پارامتر سرعت در بین دستگاههای دورنگار فارغ از سرعت اسکن و کپی در دستگاههای مبدأ و مقصد، بهسرعت ارسال و دریافت پیام بین خطوط بستگی دارد و مقایسه مدلهای مختلف براساس آن انجام میشود که در بین انواع دونگارها، فکس های حرارتی که جزو ابتدایی ترین و قدیمی ترین نمونه ها محسوب می شوند از پایین ترین سرعت برخوردارند.
علاوه بر پارامتر سرعت، ماندگاری منابع دریافت شده توسط یک دستگاه فاکس نیز میتواند برای کاربر بسیار مورد توجه باشد. زیرا مقوله ماندگاری موارد چاپشده در فاکسهای حرارتی و کاربنی میتواند دردسرساز باشد. بهعنوان مثال اگر گزارشگیری و ثبت فکسهای دریافتی برای سازمان شما مورد اهمیت است و از فکسهای حرارتی برای این کار استفاده میکنید میبایست از دریافتیهای خود یک نسخه کپی تهیه کنید زیرا متنی که توسط یک دستگاه فکس حرارتی دریافت و چاپ میشود بهشدت فرار بوده و پس از مدتی ناپدید میشود.
شاید جالب باشد که بدانید طرز کار یک دستگاه فکس چگونه است؟
ابتدا با قرار دادن سند مورد درخواست در قسمت اسکنر دستگاه و تعبیه کاغذ در سینی کاغذ (در فاکسهای لیزری) اسکن انجامشده و به این صورت فایل ایجادی از یک متن در حافظه پنهان دستگاه قرار میگیرد؛ در این مرحله با تبدیل فایل به کد آنالوگ امکان ارسال از طریق خطوط تلفن با برقرارشدن تماس با مخاطب مهیا میشود این کار توسط مودم دستگاه صورت گرفته و درنهایت با دریافت و چاپ در دستگاه مقصد توسط مخاطب قابل رؤیت باشد.
ازجمله آپشن های یک دستگاه فاکس میتوان به امکان ارسال نامه بهطور همزمان به چندین مخاطب میباشد که کارها را تا حد زیادی تسریع میکند.
همانطور که از ساختار و کارایی یک دستگاه فاکس مشخص است مجموعه پرینتر فاکس و اسکنر در یک دستگاه مختصر شده که در اکثر آنها عملکرد تخصصی مربوط به فکس بوده و بهطور مجزا نمیتوان از اسکنر و قسمت کپی آن استفاده کرد اما مواردی نیز وجود دارند که بهجای عنوان «دستگاه فاکس» میتوان واژه «دستگاه چندمنظوره» را به آنها اتلاق کرد زیرا اسکن/کپی گیری به صورت مستقل نیز توسط آنها امکانپذیر است.
درنهایت با توجه به مجموع صحبتها در مطلب بالا در مورد دستگاه نای فکس/ دورنگار و در نظر گرفتن کارایی مورد انتظار و بودجه در دست؛ همچنین با توجه به اینکه کدام فنّاوری میتواند برای سازمان شما مفید واقع شود میتوانید به خریدی مطمئن بپردازید. نمونههایی از انواع دستگاه نای فاکس را در صفحه زیر مشاهده میکنید.