دستگاه حضور غیاب

راهنمای خرید دستگاههای کنترل تردد

نظم هر سازمان از جمله ارکان اصلی موفقیت آن است که استفاده از ابزارهایی نظیر دستگاههای حضوروغیاب و فرهنگ سازمانی ناشی از آن میتواند به شدت در برقراری این نظم سهیم باشد.

اتوماسیون شدن سیستم حضوروغیاب و ثبت ورود و خروج کارکنان به وسیله کارت، اثرانگشت و یا چهره، علاوه بر قانونمند شدن هرچه بیشتر محیط کاری به مدیران این امکان را میدهد تا نظارت و رهبری بهتری در سازمان خود داشته باشند و با آگاهی دقیق از زمان کاری کارکنان به راحتی میتواند در مورد حقوق و دستمزدها و مرخصیها تصمیمگیری نماید.

دستگاههای حضوروغیاب از نظر قابلیت شناسایی به انواع زیر تقسیمبندی میشوند:

1.        تشخیص چهره

2.      تشخیص اثرانگشت

3.     کارتی

4.      پسورد

5.     ترکیبی از چند سیستم تشخیصی

هر یک از این آپشن ها مناسب استفاده در سازمان خاصی است و بعضاً دو نوع از این موارد در یک دستگاه حضوروغیاب گنجاندهشدهاند تا در مواقع اضطراری از روش دیگری برای ثبت ورود و خروجها استفاده شود.

بهعنوان مثال میتوان گفت مجموعههایی که به دلیل شرایط کاری خود نمیتوانند از اثرانگشت بهره ببرند به سمت دستگاههای حضوروغیابی میروند که از تشخیص چهره و یا سیستم کارتی استفاده میکنند .از جمله این اماکن میتوان به کارخانههای مواد شیمیایی اشاره کرد که کارکنان آنها ممکن است نتوانند پایه اطلاعاتی خود را براساس اثرانگشت تعریف نمایند و میبایست از سیستم های مجهز به تشخیص چهره و یا پسورد استفاده نمایند.
دو نوع اول اثرانگشت و تشخیص چهره از جمله کاراترین سیستمها هستند زیرا تنها خود کاربر امکان احراز هویت را داشته و در صورت عدم حضور امکان تقلب وجود ندارد این در حالی است که تعریف سیستم براساس کد(پسورد) و یا سیستم تشخیص کارتی میتواند مسائلی این چنین را به همراه داشته باشد.

دستگاههایی که با استفاده از کارت، قابلیت شناسایی مخاطبان را دارند از جمله سادهترین و ارزانترین سیستم های تشخیص هستند که معمولاً در ادارات، شرکتها و کارگاههای کوچک مورد استفاده قرارگرفته و دارای معایبی هستند . یکی از این عیبها این است که به محض مفقود شدن کارت دیگر امکان دسترسی و ثبت از کاربر سلب میشود.

ساعتهای حضوروغیاب بر پایه اثرانگشت از جمله معمولترین انواع تشخیصی در این دستگاه هاست که دارای تکنولوژی جدیدتری نسبت به نمونههای کارتی و پسوردی بوده و البته زمان بیشتری را برای شناسایی از هر کاربر طلب میکند.

در بین تمام فنّاوریهای اتخاذشده برای یک سیستم حضوروغیاب تشخیص چهره، پیچیدهترین و حرفهایترین حالت آن محسوب میشود که در کنار تمام مزیتهای ممکن، میتواند برای سازمان هایی با تعداد کاربر زیاد به وسیلهای وقتگیر تبدیل شود زیرا درصورتیکه تمام کاربران بخواهند در یک بازه زمانی وارد و یا خارج شوند ممکن است در صفی قرار گیرند که ناشی از یک سیستم تشخیص چهره است.

اگر قصد دارید برای شرکت، سازمان و یا مرکز آموزشی خود یک سیستم حضوروغیاب تهیه کنید بهتر است علاوه بر روشهای شناسایی (اثرانگشت، چهره و ...) به عواملی از قبیل: برند، ماژولهای تعریفشده برای دستگاه، پورتهای خروجی و نرمافزارهای همراه آن نیز دقت نمایید؛ حتی بهتر است بهتناسب تعداد افراد و کارکنان یک محیط و تعداد دستگاههای خود نیز توجه کنید زیرا گاهی مطلوب است بهجای استفاده از یک دستگاه با ظرفیت حداکثری، تعداد دستگاههای تشخیصی خود را به چند عدد ارتقا دهید تا فرآیند ورود و خروج و ثبت اطلاعات آنها را سهولت و سرعت  بخشید.

ازجمله مزیتهای استفاده از سیستم حضوروغیاب اتوماسیون:

•         امکان کنترل تردد کارکنان به صورت دقیقتر
•        امکان بهرهمندی از نرمافزارهای حضوروغیاب و امکانات آنها بهواسطه استفاده از این سیستم سختافزاری
•          امکان لینک و یکپارچهسازی با نرمافزارهای حقوق و دستمزد و سادهسازی برخی وظایف مانند محاسبه ساعت کاری کارکنان و تصمیمگیری در مورد حقوق و دستمزد و مرخصی آنها
•         امکان تهیه گزارشهای متعدد و شفاف از دادههای خام ورودی کارمندان
•          ایجاد فضای مدیریتی و نظارتی دقیقتر برای مدیران و کارشناسان
•          حذف فضای سو استفاده برای کارکنان خاطی (هرچه سیستم پیچیدهتر باشد اجازه جعل و سو استفاده کمتری به کارکنانی که میخواهند بهجای دیگری اعلام حضور کنند، می دهد)
•         امکان افزودن به ساعتهای کاری کارکنان در صورت دورکاری، که این امر توسط نرمافزارهای موجود در یک سیستم حضوروغیاب ممکن میشود.

قسمتی از این فرآیند سادهسازی را میتوان بهوضوح در یکپارچهسازی سیستمهای مختلف کاری ازجمله نرمافزار حقوق و دستمزد با سیستم حضوروغیاب اتوماسیون دید که با استفاده از آن میتوان بهراحتی در مورد ساعتهای حضور یک کاربر تصمیمگیری کرد و محاسبات انجامشده توسط سیستم را دریافت و خروجی گیری کرد.

اکثر ساعتهای حضوروغیاب Hsoon توسط سیستم برق تغذیه میشوند و از زبان انگلیسی روان در دستگاه پشتیبانی می کنند که سهولت کارکرد با آن را برای هر کاربری میتوان تضمین کرد.

برای ایجاد تجربه کاربری بهتر برای سازمان های اتوماسیون شده، در اکثر دستگاههای حضوروغیاب آپشن هایی طراحیشده است که از جمله آن میتوان به ثبت پیام صوتی برای اعلانهای ورودی و خروجی و اخطارهای ممکن اشاره کرد؛ همچنین بسیاری از انواع آنها قابلیت مچ شدن و هماهنگسازی با گوشیهای تلفن همراه را داشته و میتوانند توسط آن ها مدیریت شوند.

از جمله مشخصههای کلی یک دستگاه حضوروغیاب که مدیران را مجاب به استفاده از آنها و شرایطی را فراهم میکند تا از بین انواع آنها به انتخاب بپردازد به قرار زیر است:

•        تعداد ثبت اثرانگشت
•        تعداد ثبت کاربر
•          ظرفیت تردد
•          تعریف تعداد شیفت و ساعت کاری

تفاوت در ظرفیت تعریفشده برای هر یک از موارد بالا، ایجادکننده مدل های مختلف از یک دستگاه حضوروغیاب است که با توجه به مطالعه اطلاعات و مشخصات هر دستگاه و همچنین صحبت با مشاوران قبل از خرید میتوانید به مناسبترین نوع آن برای محل کار خود دستیابید. در همین راستا بهتر است بدانید...

از جمله ویژگیهایی که نرمافزار اچسون Hsoon در اختیار مدیران قرار میدهد عبارتاند از:

•         امکان گزارشگیری جزئی
•        تعریف نوبت های کاری به صورت جزئی و کلی
•        امکان گزارش دهی شیفت مرتب
•         قابلیت ایجاد فیش حقوقی
•       توانایی ثبت 1200 رکورد ورودی
•         وجود پورتهای شبکه و فلش مموری (حافظههای جانبی)

در حالت کلی اجزای یک دستگاه حضوروغیاب را میتوان در موارد زیر خلاصه نمود:

•       LCD
•        دوربین
•       سنسور اثرانگشت
•        کلیدهای منو، ورود و خروج، کلید مأموریت، مرخصی
•       کارت بدون تماس بر پایه RF ID برای شناسایی براساس کارت

باتوجه به اینکه شرایط کاری در سازمانها با سرعت زیادی به سمت اتوماسیون سازی میرود بهتر است فرآیند نظارت بر ورود و خروج کارکنان نیز بهصورت امنتر انجام شود. در چنین شرایطی تردد کارکنان در سریعترین حالت ممکن ثبت شده و بهصورت اطلاعات خام در حافظه دستگاه ذخیره می شود طوری که با دستور مدیریت امکان خروجی گیری از آن فراهمشده و به این صورت فرآیند نظارت مدیران بر روی آنها بهصورت دقیقتری انجام میشود. درنتیجه، مجموعه در حالت نظم یافتهای سازمان مییابد.

اطلاعاتی که از یک دستگاه حضوروغیاب گرفته میشود اطلاعات خام است که بهوسیله نرمافزار و خود دستگاه میتوان به آنها دسترسی داشت.

تعریف کارکنان، مدیریت و ثبت زمان، خروجی گرفتن از کار و اطلاعات موردی پرسنل، از جمله اطلاعاتی هستند که در این سیستم قابل دسترسی میباشند.

تعریف صفحه نمایش 2٫8 اینچی برای هر دستگاه حضوروغیاب اچسون Hsoon این قابلیت را به کاربر میدهد تا کد تعریفشده و عکسی از خود، را در هنگام ورود مشاهده کرده و یا نمایشگری برای اطلاعات کاربر و اپ های تعریف شده سیستم باشد.

برای خروجی گرفتن از این دستگاهها میتوان حافظههای جانبی مانند فلش مموری ها را به آن متصل کرد و اطلاعات کارکنان را به آن منتقل نمود.

همینطور میتوان از طریق سیستم لینک شده با نرمافزارهای دیگر به آنها دسترسی پیدا کرد و یا از طریق شبکهسازی آن را به اشتراک گذاشت.

نمونههایی از این دستگاهها را میتوان در زیر مشاهده کرد لازم به ذکر است که نصب و راهاندازی دستگاه و نرمافزار آن نیز توسط گروه اچسون انجام میشود.

از جمله امکانات این سیستم امکان تعریف 10 اثرانگشت برای هر نفر و درمجموع ثبت تعداد 1000 پرسنل میباشد و برای اکثر محصولات امکان تعریف چهره، اثرانگشت و کد به صورت همزمان امکان پذیر است.

مجموعه ماشینهای اداری حسنپور در خدمات پس از فروش نیز از مشتری خود حمایت کرده و کاربر میتواند تا 5 سال به فروشگاه مراجعه کرده و خدمات و تعمیر دستگاه خود را به ما بسپارد